HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN

1. Thực hiện Quy định của Bộ Chính trị, điểm 8.1, Hướng dẫn số 01-HD/BTCTW ngày 05/01/2012 Ban Tổ chức Trung ương đã Hướng dẫn các loại văn bản trong hồ sơ đảng viên như sau:

a) Khi được kết nạp vào Đảng

+ Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng nhận thức về Đảng;

+ Đơn xin vào Đảng;

+ Lý lịch của người vào Đảng và các văn bản thẩm tra kèm theo;

+ Giấy giới thiệu của đảng viên chính thức được phân công giúp đỡ;

+ Nghị quyết giới thiệu đoàn viên ưu tú vào Đảng của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh hoặc của công đoàn cơ sở (nếu có);

+ Tổng hợp ý kiến nhận xét của đoàn thể chính trị - xã hội nơi làm việc và chi uỷ (hoặc chi bộ) nơi cư trú đối với người vào Đảng;

+ Nghị quyết xét, đề nghị kết nạp đảng viên của chi bộ;

+ Báo cáo thẩm định của đảng uỷ bộ phận (nếu có);

+ Nghị quyết xét, đề nghị kết nạp đảng viên của đảng uỷ cơ sở;

+ Quyết định kết nạp đảng viên của cấp uỷ có thẩm quyền;

+ Lý lịch đảng viên;

+ Phiếu đảng viên.

b) Khi đảng viên đã được công nhận chính thức có thêm các tài liệu sau :

+ Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng đảng viên mới;

+ Bản tự kiểm điểm của đảng viên dự bị;

+ Bản nhận xét đảng viên dự bị của đảng viên được phân công giúp đỡ;

+ Tổng hợp ý kiến nhận xét của đoàn thể chính trị - xã hội nơi làm việc và chi uỷ (hoặc chi bộ) nơi cư trú đối với đảng viên dự bị;

+ Nghị quyết xét, đề nghị công nhận đảng viên chính thức của chi bộ;

+ Báo cáo thẩm định của đảng uỷ bộ phận (nếu có);

+ Nghị quyết xét, đề nghị công nhận đảng viên chính thức của đảng uỷ cơ sở;

+ Quyết định công nhận đảng viên chính thức của cấp uỷ có thẩm quyền;

+ Các bản bổ sung hồ sơ đảng viên hằng năm;

+ Các bản thẩm tra, kết luận về lý lịch đảng viên (nếu có);

+ Các quyết định của cấp có thẩm quyền về điều động, bổ nhiệm, nghỉ hưu, nghỉ mất sức, chuyển ngành, phục viên, xuất ngũ, kỷ luật, khen thưởng; bản sao các văn bằng chứng chỉ về chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học...;

+ Hệ thống giấy giới thiệu sinh hoạt đảng từ khi vào Đảng;

+ Các bản tự kiểm điểm hằng năm (của 5 năm gần nhất) và khi chuyển sinh hoạt đảng của đảng viên.

Ngoài những tài liệu trên, những tài liệu khác kèm theo trong hồ sơ đảng viên đều là tài liệu tham khảo.

- Các tài liệu trong hồ sơ đảng viên (trừ phiếu đảng viên được sắp xếp quản lý theo quy định riêng) được ghi vào bản mục lục tài liệu và sắp xếp theo trình tự như trên, đưa vào túi hồ sơ để quản lý; bản mục lục các tài liệu trong hồ sơ đảng viên phải được cấp uỷ quản lý hồ sơ đảng viên kiểm tra, xác nhận, ký và đóng dấu cấp uỷ.

c) Bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ đảng viên

- Đối với đảng viên được kết nạp vào Đảng từ khi thực hiện Quy định số 29-QĐ/TW, ngày 02-6-1997 của Bộ Chính trị (khoá VIII) đến nay, trong hồ sơ đảng viên phải có đủ các tài liệu như quy định tại điểm a, b nêu trên.

- Đối với những đảng viên được kết nạp vào Đảng trước khi có Quy định số 29-QĐ/TW thì các cấp uỷ được giao quản lý hồ sơ đảng viên tổ chức kiểm tra, sưu tầm, thu thập bổ sung các tài liệu còn thiếu trong hồ sơ đảng viên để hoàn thiện hồ sơ đảng viên, sắp xếp, quản lý theo quy định.

Trường hợp đã sưu tầm, thu thập tài liệu nhưng vẫn không đủ các tài liệu trong hồ sơ đảng viên theo quy định thì cấp uỷ nơi quản lý hồ sơ đảng viên xác nhận, ký tên, đóng dấu vào bản mục lục các tài liệu trong hồ sơ đảng viên thực có đang quản lý, làm cơ sở cho việc quản lý đảng viên và chuyển sinh hoạt đảng chính thức của đảng viên.

- Bổ sung hồ sơ đảng viên hằng năm và khi chuyển sinh hoạt đảng chính thức :

+ Định kỳ hằng năm và khi đảng viên chuyển sinh hoạt chính thức, đảng viên phải ghi bổ sung những thay đổi về : trình độ (lý luận chính trị, học vấn, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính...), đơn vị, chức vụ công tác, nghề nghiệp, khen thưởng, kỷ luật, hoàn cảnh gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, các con...) để tổ chức đảng bổ sung vào hồ sơ đảng viên và đóng dấu của cấp uỷ vào chỗ đã bổ sung.

+ Chi uỷ, chi bộ hướng dẫn, thu nhận, kiểm tra, xác nhận phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên, viết bổ sung những thay đổi vào danh sách đảng viên của chi bộ và chuyển phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên lên đảng uỷ cơ sở (nếu là chi bộ cơ sở thì chi uỷ xác nhận vào mục của cấp uỷ cơ sở).

+ Cấp uỷ cơ sở ghi bổ sung vào lý lịch đảng viên và danh sách đảng viên của đảng bộ, rồi chuyển phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên lên cấp uỷ cấp trên trực tiếp.

+ Cấp uỷ cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng bổ sung vào phiếu đảng viên, lý lịch đảng viên, danh sách đảng viên và cơ sở dữ liệu đảng viên; lưu giữ phiếu bổ sung cùng với hồ sơ đảng viên, nếu cấp uỷ cơ sở quản lý hồ sơ đảng viên thì chuyển phiếu cho cấp uỷ cơ sở.

2. Yêu cầu quản lý hồ sơ đảng viên

a. Thi hành Điều 6, Điều lệ Đảng, tại điểm 13 (13.2), Quy định số 45-QĐ/TW ngày 01/11/2011 của Bộ Chính trị đã quy định về quản lý hồ sơ đảng viên:

- Cấp uỷ cơ sở quản lý hồ sơ đảng viên và danh sách đảng viên. Cấp uỷ cơ sở nào không có điều kiện quản lý và bảo quản hồ sơ đảng viên thì cấp uỷ cấp trên trực tiếp quản lý, bảo quản.

- Cấp uỷ cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng quản lý phiếu đảng viên và danh sách đảng viên của đảng bộ, chi bộ cơ sở trực thuộc.

- Hằng năm, các cấp uỷ chỉ đạo, kiểm tra việc bổ sung lý lịch đảng viên và quản lý hồ sơ đảng viên.

- Hồ sơ đảng viên là tài liệu mật của Đảng, không được tẩy xoá, tự ý sửa chữa. Tổ chức đảng phải quản lý chặt chẽ hồ sơ đảng viên theo chế độ bảo mật.

- Đảng uỷ Ngoài nước quản lý hồ sơ đảng viên, thẻ đảng viên và danh sách đảng viên ở ngoài nước.

Ban Tổ chức Trung ương giúp Trung ương hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý hồ sơ đảng viên trong toàn Đảng.

b. Thực hiện Quy định của Bộ Chính trị, điểm 8.2, Hướng dẫn số 01-HD/BTCTW ngày 05/01/2012 Ban Tổ chức Trung ương đã Hướng dẫn yêu cầu quản lý hồ sơ đảng viên.

a) Hồ sơ đảng viên phải được tổ chức đảng quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật, không được tẩy xoá, tự ý sửa chữa. Khi có đủ căn cứ pháp lý, được cấp uỷ có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản thì cấp uỷ được giao quản lý hồ sơ mới được sửa chữa vào hồ sơ đảng viên và đóng dấu của cấp uỷ vào chỗ sửa chữa.

b) Hồ sơ đảng viên do cấp uỷ cơ sở nơi đảng viên đang sinh hoạt đảng chính thức quản lý, kể cả đảng viên là cán bộ thuộc diện cấp uỷ cấp trên quản lý. Cấp uỷ cơ sở không có điều kiện quản lý và bảo quản hồ sơ đảng viên thì đề nghị cấp uỷ cấp trên trực tiếp quản lý, bảo quản.

c) Quản lý hồ sơ khi chuyển sinh hoạt đảng : Khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảng, cấp uỷ nơi đảng viên chuyển đi làm đầy đủ thủ tục, niêm phong hồ sơ, giao cho đảng viên trực tiếp mang theo để báo cáo với cấp uỷ nơi đảng viên chuyển đến; trường hợp đặc biệt thì tổ chức đảng chuyển hồ sơ.

Tổ chức đảng tiếp nhận đảng viên phải kiểm tra chặt chẽ hồ sơ đảng viên theo bản mục lục các tài liệu có trong hồ sơ, vào sổ theo dõi, sắp xếp, quản lý; nếu chưa có xác nhận của cấp uỷ quản lý hồ sơ đảng viên (nơi đảng viên chuyển đi) trong bản mục lục hồ sơ đảng viên thì chưa tiếp nhận sinh hoạt đảng.

d) Quản lý hồ sơ đảng viên khi tổ chức đảng bị giải tán, giải thể, sáp nhập hoặc chia tách :

Hồ sơ của đảng viên ở những tổ chức đảng bị giải tán, giải thể, sáp nhập hoặc chia tách do cấp uỷ cấp trên trực tiếp của tổ chức đảng đó kiểm tra, thu nhận, quản lý và xử lý theo quy định.

đ) Hồ sơ của đảng viên từ trần hoặc bị đưa ra khỏi Đảng thì cấp uỷ cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng quản lý.

e) Nghiên cứu, khai thác hồ sơ đảng viên

- Cán bộ, đảng viên muốn nghiên cứu hồ sơ đảng viên phải được sự đồng ý của cấp uỷ quản lý hồ sơ và phải thực hiện đúng hướng dẫn của cán bộ quản lý hồ sơ đảng viên. Việc nghiên cứu hồ sơ đảng viên được tiến hành tại phòng hồ sơ. Trường hợp cần sao chụp hồ sơ đảng viên để nghiên cứu thì phải được cấp uỷ quản lý hồ sơ đồng ý.

- Trong quá trình nghiên cứu hồ sơ đảng viên tuyệt đối không được tẩy xoá, sửa chữa, ghi thêm, đưa thêm hoặc rút bớt tài liệu trong hồ sơ.

- Khi đảng viên xem hồ sơ của mình, nếu thấy có vấn đề gì chưa đồng tình thì phải báo cáo với cấp uỷ quản lý hồ sơ xem xét, giải quyết.

- Cán bộ được giao quản lý hồ sơ đảng viên phải lưu giấy giới thiệu, có sổ theo dõi, ghi rõ ngày tháng năm, họ tên, đơn vị của người đến nghiên cứu hồ sơ. Người được cấp uỷ cho mượn hồ sơ để nghiên cứu phải ký mượn vào sổ theo dõi và trả lại hồ sơ đúng thời gian.

g) Quản lý, sử dụng phiếu đảng viên

- Phiếu đảng viên do cấp uỷ huyện và tương đương quản lý (thay cho sơ yếu lý lịch đảng viên M2) theo thứ tự trong danh sách đảng viên của từng tổ chức cơ sở đảng trực thuộc. Sơ yếu lý lịch M2 được chuyển về lưu giữ cùng với hồ sơ đảng viên (không được thanh lý).

- Khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảng chính thức ra khỏi đảng bộ huyện và tương đương thì phiếu đảng viên được chuyển giao cùng với hồ sơ đảng viên đến đảng bộ mới để quản lý (đảng viên không phải khai lại phiếu đảng viên).

h) Giải quyết việc thay đổi họ tên, ngày tháng năm sinh

- Trường hợp đảng viên cần thay đổi họ, tên khác với đã khai trong lý lịch đảng viên thì thực hiện như sau :

+ Đảng viên gửi đến cấp uỷ cơ sở đơn đề nghị và văn bản chính thức của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép được thay đổi họ, tên.

+ Cấp uỷ cơ sở xem xét và đề nghị cấp uỷ cấp trên trực tiếp xem xét, quyết định.

- Trường hợp đảng viên cần thay đổi ngày tháng năm sinh khác với đã khai trong lý lịch đảng viên thì thực hiện như sau :

+ Đảng viên gửi đến cấp uỷ cơ sở đơn đề nghị và các giấy tờ liên quan tới ngày tháng năm sinh của bản thân.

+ Cấp uỷ cơ sở xem xét nếu đồng ý thì đề nghị cấp uỷ cấp trên trực tiếp xem xét, quyết định.

+ Cấp uỷ cấp trên trực tiếp giải quyết việc thay đổi ngày tháng năm sinh của đảng viên theo nguyên tắc :

Tuổi của đảng viên tính theo giấy khai sinh gốc; nếu không có giấy khai sinh gốc thì tính theo lý lịch khai khi vào Đảng. Trường hợp lý lịch khai khi vào Đảng có đủ căn cứ chứng minh là không đúng thì căn cứ vào các hồ sơ, giấy tờ có liên quan theo quy định của pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch và phải được cấp uỷ có thẩm quyền xem xét, công nhận.

- Khi có quyết định của cấp uỷ có thẩm quyền cho thay đổi họ, tên hoặc ngày tháng năm sinh thì tổ chức đảng phải sửa đồng bộ các tài liệu trong hệ thống hồ sơ của đảng viên do cấp uỷ các cấp quản lý.

i) Tổ chức quản lý hồ sơ đảng viên

- Hệ thống sổ theo dõi, quản lý hồ sơ đảng viên gồm : sổ danh sách đảng viên đang sinh hoạt tại chi bộ (cả đảng viên chính thức và dự bị); sổ đảng viên đã ra khỏi Đảng (xin ra, xoá tên, khai trừ); sổ đảng viên đã từ trần; sổ theo dõi giao nhận hồ sơ đảng viên và mượn đọc hồ sơ đảng viên.

- Hồ sơ đảng viên được sắp xếp theo yêu cầu dễ tìm, dễ thấy và dễ bảo quản theo từng loại hồ sơ đảng viên ở mỗi cấp quản lý.

- Nơi lưu giữ hồ sơ đảng viên phải có phương tiện chống mối mọt, ẩm ướt, phòng hoả, lũ lụt; thực hiện đúng chế độ bảo mật.

- Định kỳ 6 tháng phải đối chiếu danh sách đảng viên với số lượng hồ sơ đảng viên, kịp thời phát hiện những tài liệu trong hồ sơ đảng viên bị hư hỏng để xử lý ngay. Khi thay đổi cán bộ quản lý phải có biên bản giao nhận chặt chẽ, đúng quy định.

3. Trách nhiệm của đảng viên và cấp uỷ về xây dựng và quản lý Hồ sơ đảng viên.

Điểm 8.3, Hướng dẫn số 01-HD/BTCTW ngày 05/01/2012 Ban Tổ chức Trung ương đã Hướng dẫn như sau:

a) Đối với đảng viên

- Phải tự khai lý lịch, phiếu đảng viên của mình một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác, trung thực theo quy định.

- Định kỳ hằng năm hoặc khi chuyển sinh hoạt đảng chính thức phải ghi đầy đủ những thay đổi của mình vào "Phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên", báo cáo chi uỷ, chi bộ.

- Bảo quản, giữ gìn cẩn thận hồ sơ chuyển sinh hoạt đảng, không làm hỏng, không cho người khác mượn; nếu để mất, làm hỏng hồ sơ đảng viên phải báo cáo cấp uỷ rõ lý do để mất, làm hỏng kèm theo bản xác nhận của cấp uỷ hoặc công an xã, phường,... nơi bị mất, làm hỏng hồ sơ đảng viên để được xem xét, làm lại hồ sơ đảng viên.

b) Đối với cấp cơ sở

- Chi uỷ, chi bộ, đảng uỷ bộ phận (nếu có) quản lý "Sổ danh sách đảng viên".

- Cấp uỷ cơ sở quản lý "Hồ sơ đảng viên" và "Sổ danh sách đảng viên" theo đúng quy định về sử dụng, bảo quản hồ sơ đảng viên; hướng dẫn, kiểm tra, thu nhận "Phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên" của đảng viên, ghi bổ sung vào lý lịch đảng viên và danh sách đảng viên của đảng bộ, chi bộ cơ sở, chuyển phiếu bổ sung lên cấp uỷ cấp trên trực tiếp; định kỳ (3 tháng 1 lần) kiểm tra phiếu báo chuyển sinh hoạt đảng để theo dõi số đảng viên chuyển đến báo cáo cấp uỷ có thẩm quyền xử lý đảng viên quá 3 tháng không nộp hồ sơ chuyển sinh hoạt đảng mà không có lý do chính đáng; kiểm tra, bổ sung danh sách đảng viên; viết "Phiếu báo đảng viên đã từ trần" và "Phiếu báo đảng viên ra khỏi Đảng" chuyển giao cùng hồ sơ đảng viên đã từ trần, hồ sơ đảng viên bị đưa ra khỏi Đảng lên cấp uỷ cấp trên trực tiếp; xét, lập hồ sơ của đảng viên bị mất, bị hỏng và báo cáo cấp uỷ cấp trên.